【貸主・管理会社様向け】解約手続きについて

平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

ハウスメイトが社宅の代行を行っております法人契約の賃貸借契約に関して、
貸主様や管理会社様向けの情報を発信するページになります。

テンプレート

ハウスメイトにて適格請求書（インボイス）に対応した各種テンプレートをご用意いたしました。
是非ご活用ください。

※御社にて使用しているフォーマットがある場合は、そちらをご利用いただいて問題ございません。

精算書テンプレート

　精算書　使用例

テンプレート使用例（クリックすると拡大されます）

　　　　　　

精算請求書テンプレート

精算請求書　使用例

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請求書テンプレート

請求書　使用例

テンプレート使用例（クリックすると拡大されます）

各種Q&A

インボイス制度ってなんですか？

複数税率に対応した仕入税額控除の方式です。
2023年10月1日以降、インボイスを発行するための登録を受けたインボイス発行事業者は、買手である取引先に求められた場合、インボイスを交付しなければなりません。
（また、交付したインボイスの写しを保存する必要があります。）

「インボイス」ってなんですか？

「インボイス＝適格請求書」とは、売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。
具体的には、現行の「区分記載請求書」に「登録番号」、「適用税率」及び「消費税額等」の記載が追加された書類やデータをいいます。

解約精算のインボイスってなんですか？

貸主様・管理会社様から発行いただく、預託敷金、解約月の日割賃料等返金分及び振込手数料も含めた、最終的な精算金額がわかる形式の精算書のことです。

自分は免税事業者ですが、インボイスに関係ありますか？

免税事業者の方はインボイスの発行義務はございませんので、今まで通りの精算書様式をお使いいただいて問題ありません。
(インボイスを発行できるのは適格請求書発行事業者のみであり、この事業者登録は課税事業者のみが行うことができます。)
※適格請求書発行事業者でなくとも、弊社でご用意している精算書テンプレートをご利用いただいて問題ございません。是非ご参考下さい→テンプレートはこちら

近日中（もしくは将来的）に、適格請求書発行事業者の登録予定ですが、まだＴ番号が届きません。
精算書の様式はインボイス対応の必要がありますか？

精算書を発行頂く時点でＴ番号がない場合は、今まで通りの精算書様式をご利用頂いても問題ありません。
※適格請求書発行事業者でなくとも、弊社でご用意している精算書テンプレートをご利用いただいて問題ございません。是非ご参考下さい→テンプレートはこちら

インボイスはいつから開始ですか？

インボイス制度は、2023年10月1日から始まります。
インボイス制度開始に際し、ハウスメイトでは「解約日」が2023年10月1日以降の案件から解約精算に関わるインボイスの収集を開始致します。
「解約日」が2023年10月1日以降の案件については、インボイス対象の精算書を発行頂けますようお願いいたします。

ハウスメイトって誰ですか？

賃借人様の代理人（又は復代理人）です。 賃借人様の代理として、解約のお手続きをさせて頂いています。

「インボイス制度開始に伴うご案内」を受け取りましたが、こちらでは解約の受付業務のみで精算業務はしていません。

お手数ですが、お手元に届きました「インボイス制度開始に伴うご案内」を関係各所へご転送頂けますよう、
ご協力の程お願い致します。

入居者様とやり取りをした結果、解約日が変更になりました。

解約日に変更が発生した時点で、ハウスメイトまでご連絡をお願いします。
※連絡先に関しては、【解約通知書】下部に記載の「□本件に関するお問い合わせ□」をご参照ください。

立会いにハウスメイトは来ますか？

ハウスメイトは同行いたしません。

立会の日程調整で、入居者様に連絡しても構いませんか？

特別な指示がある場合を除き、直接入居者様へ連絡いただいて問題ありません。

立会の日程調整をしたい。

直接入居者様へご連絡ください。

退去予定日が弊社の休日にあたってしまうのですが、立会はどうしたらいいですか？

法人の意向として立会は行っていただきたいと思いますが、最終的には入居者様とご相談いただくようお願いいたします。

立会確認のため、入居者様からサインをもらいたい。

「立会を行った」、「請求箇所の確認をした」のみであればサインすること自体問題ございませんが、原状回復費用を承諾する内容の場合はお控えください。

室内の状態が酷いので、現地に見に来て欲しい。

原則写真での判断を行っておりますので、一旦写真をご送付願います。

※送付先に関しては、【解約通知書】中央に記載の「精算書送付先」をご参照ください。

入居者様個人で借りている駐車場・駐輪場がありますが、これは直接入居者様に連絡しても構いませんか？

入居者様負担分の精算は法人対応出来かねますので、直接入居者様とご対応願います。

解約月の賃料は日割分ぴったりお振込みいただく形になりますか？

解約月の賃料は、1ヶ月満額お振込みさせて頂いております。
解約日以降の日割返金分を精算書に反映し、最終的なご精算をお願い致します。

契約書約定のクリーニング費用・違約金を先払いしてほしい。

原則、解約精算時にまとめての精算をお願いしております。 契約書約定に支払時期の特約がある場合や、その他特別な事情がある場合はその限りではございませんので、別途ご相談ください。

原状回復工事は先に進めてもいいですか？

ご判断はお任せいたしますが、借主負担については最終的に借主の承認後でなければ確定出来ませんので、あらかじめご了承願います。

精算書や写真は郵送で送ってもいいですか？

原則メールでの対応をお願いしておりますが、やむを得ない場合は郵送でも受付可能です。
※送付先に関しては、【解約通知書】中央に記載の「精算書送付先」をご参照ください。

精算書はハウスメイト指定の書式を使う必要がありますか？

適格請求書の要件を満たしていれば、貴社書式でも問題ございません。
※弊社でも精算書テンプレートをご用意しております。是非ご参考下さい。→テンプレートはこちら

精算書の宛名はハウスメイトでいいですか？

ハウスメイトは代理人のため、契約の賃借人名義で発行をお願いします。

入居者様負担分も全部まとめて精算書に記載して構いませんか？

入居者様負担分と法人精算分の合算での処理は出来かねます。 入居者様負担分に関しては、直接入居者様とご精算下さい。

返金するものも、請求するものもない場合、精算の必要はありますか？

返金も請求もない0円精算の場合であっても、精算金額が「0円」だとわかる精算書の発行をお願い致します。
※弊社で精算書テンプレートをご用意しております。是非ご参考下さい→テンプレートはこちら

精算の担当者は誰になりますか？

案件により異なります。まずは精算書をお送りください。
到着後に担当者を決定の上、担当者よりご連絡いたします。

精算書を送ったらどのくらいで回答をもらえますか？

案件により異なります。精算書のご送付が未だの場合は、精算書ご送付後、別途ご相談ください。

原状回復費用の請求だけしたい。

預託敷金や解約月の日割返金分も含めた、最終的な精算金額がわかる形式の精算書の発行をお願い致します。
※弊社で精算書のテンプレートをご用意しております。是非ご活用下さい→テンプレートはこちら

入居者様の故意・過失部分を請求したい。

トラブル防止の為、精算書をご送付頂くと同時に、工事施工前の対象箇所を撮影した写真等も一緒にご送付下さい。
※送付先に関しては、【解約通知書】中央に記載の「精算書送付先」をご参照ください。

精算の返金時の振込手数料はハウスメイト持ちですか？

契約書の約定に従ってご判断願います。(振込手数料を差し引いてご返金いただく場合は、インボイスの発行をお願いいたします。)

日割した賃料をお返しするのはいいのですが、返金金額より銀行の振込手数料の方が高い場合は振り込まないほうがいいのではないですか？

精算担当者にご相談ください。

精算書の郵送は必要ですか？

メールやFAXでお送りいただいている場合は不要です。

契約書原本や、敷金預り証を返却してほしい。

精算担当者にご相談ください。

精算後、領収書の発行は必要ですか？

特に必要ございません。なお、領収書の発行を希望される場合は、弊社書式の領収書のみ発行可能です。
貴社書式の領収書への押印はいたしかねますので、ご了承ください。

問い合わせ先を教えてください。

問い合わせ先に関しては、【解約通知書】下部に記載の「□本件に関するお問い合わせ□」をご参照ください。

ハウスメイトに問い合わせする時、何を伝えればスムーズに担当者に繋がりますか？

【解約通知書】右下に記載されています、弊社管理番号(数字6桁)をお伝え頂けると、スムーズに担当へお繋ぎできます。
FAXやメールで精算書・写真等をお送り頂く際にも、必ず弊社管理番号をご記載願います。