【舞台裏に潜入！】社宅代行を支える「縁の下のプロフェッショナル」たち（情報課編）

大人気連載企画『法人事業本部探訪』の第3回目は、社宅に関するお金とデータを管理する「情報課」です！
月末の賃料支払い額は数十億円！デジタルとアナログの狭間で正確さに挑む、情報課のプロ意識と裏側に迫ります。

Vol.3～情報課編～
社宅代行業務のアレコレをデータにまとめてアウトプット

《部署紹介》
情報課ってどんなところ？～3分でわかる私たちの役割～

【私たちの使命】
お客様へ「社宅の情報」を正しくお伝えすること

情報課は27名3チームで構成されています。法人事業本部の中でも特にマネーフローに関する業務を主軸としています。法人事業本部の中の経理的な部署とイメージしていただくと分かりやすいでしょうか。そんな情報課のお仕事は大きく二つに分けることができます。

① 入出金に関する業務
各種物件の契約金や更新料といった日々発生するお支払いに対して、出金額や費用科目などの確認を行っています。また、一時的な費用だけでなく毎月の家賃に関しても、情報課にて貸主様や管理会社へ1件1件間違いのないようお支払い手続きをしております。ありがたいことに多数の企業様から社宅業務をお任せいただいているおかげもあって、月末の賃料支払額は、なんと数十億円にものぼります！

② 社宅に関する様々なデータ整備
法人事業本部の契約課・関西契約課でご対応しております新規契約やご入居者様の入替業務や、代行課でご対応しております契約期間の更新や、退去時の敷金回収・リフォーム費用のお支払いといった解約精算業務、貸主様の変更や賃料値上げなどの情報変更業務など、これら各種の業務の経過・結果が①の出金依頼と共に基幹システムを介して情報課へすべて集約されます。
また、新たに社宅代行業務を開始させていただく際には、既存の社宅の情報を当社の基幹システムにインポート（取り込み）するためのデータ整備の作業も情報課で行っています。
基幹システムに登録された様々な情報をチェックし、ご請求データというかたちにして毎月お客様へお届けしています。
他にもマイナンバーの収集業務など、社宅に関する様々なデータを慎重に取り扱っています。

《私たちの誇り》
これぞハウスメイト！愚直にこだわる「仕事の流儀」

デジタルとアナログの二本のオールで不動産情報の海を渡る

情報課の業務で最も時間を充てているのは各種のチェック作業です。お客様へ社宅の正確なデータをお届けするために、基幹システムに登録されたデータに誤りがないかどうか、データ入力の元になった各種エビデンスとの突き合わせ確認を日々行っています。
日本全国の貸主様や管理会社は、大手の企業様から個人の貸主様まで様々です。当社の業務に必要な請求書や明細も本当に千差万別。DXが声高に叫ばれる中、不動産業界はまだまだ紙ベースの運用が多いのも事実です。書式が多様なだけならばまだしも、手書きの明細書もかなり存在します。
もちろんデータチェック業務ではPC上で専用のチェックツールを用いた作業もあります。しかしながら、上記のようなデジタルデータと手書きの書面の相互確認といった昔ながらの手順もあり、情報課はデジタルとアナログの狭間で日々戦っています。

《オフィスからの風景》
サンシャイン60の41階にあるオフィスから、ある日の夕暮れ風景。
情報課課長がふと目をやると、息をのむような美しい夕焼けが広がっていました。
手前左に見えるのは豊島区役所が入る「としまエコミューゼタウン」、
遠く奥にそびえるのは西新宿のビル群です。
冬の空気が澄んだ日には、くっきりと美しい富士山を望むこともできます！

《担当者さまへ届けたい》
実は…情報課からの「耳よりアドバイス＆お願い」

請求データのカスタマイズなど承ります

毎月納品しております「ご請求データ」はお役に立っておりますでしょうか。
もし、「この項目も表示されていたらいいのに」「請求データとは別にこんな帳票があったら助かる」というようなことがありましたら、情報課の担当者までいつでもご連絡ください！実際の項目追加や帳票開発にはお時間も費用も掛かってしまいますが、ご相談は無償ですので。
お客様の業務の助けになる『情報』をお届けできれば……と、情報課一同お客様からのご要望をお待ちしております。